PETUNJUK REKAM FINANCE

PETUNJUK REKAM FINANCE 

Yang perlu direkam ke CD adalah proses penghitungan uang di ruang kasir dan setiap proses serah terima, mulai dari awal April sampai pertengahan sampai sekarang. CD yang dipergunakan jangan jenis CD-RW, cukup CD-R saja, harganya 1:10, CDRW sekitar Rp.20.000,-- sementara CD-R Hypermart jual sekitar 30rb per pak (10 pcs), di toko komputer diluaran bisa beli eceran sekitar Rp.2.500 - 3.000per pcs-nya. Bila mungkin, beli di toko komputer DVD-R, yang kapasitasnya sekitar 4 GB (=4.000MB) sementara CD-R kapasitasnya hanya 700MB dengan harga yang sedikit lebih mahal namun kapasitasnya lebih dari 5x CD-R maupun CD-RW.

Untuk beban biaya, adalah beban dari masing-masing toko, hasil rekaman ini bukan untuk kepentingan Risk HO, namun untuk kepentingan masing-masing toko. Yang mana Risk HO membantu memperbandingkan antara data Sales dari masing-masing POS dengan proses serah terima di ruang kasir dan data Cash Short / Over yang ada. Hal ini sudah semestinya dilakukan oleh para LPM seperti yang sudah pernah ditrainingkan sebelumnya.

Salah satu tugas LPM di toko dalam analisa data adalah memastikan proses di kasir sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan dengan integritas yang tinggi :

1. LPM harus mempunyai jadwal kasir meliputi :

            - Kasir siapa menduduki register nomor berapa dari jam berapa sampai jam berapa.

            - Jangan ada kasir A yang semestinya berada di register 5 tetapi dia malah membuka register 7 seperti yang dia mau atau sebaliknya.

            - Jangan ada kasir yang membuka register dengan menggunakan password kasir lain, dst.

2. Dapatkan dari Kepala kasir , data Cash Over dan Cash Short selama sekitar 10 hari atau lebih, kasir siapa yang selalu Over atau Short dengan nilai yang hampir mendekati batas yang ditentukan. Data ini diperlukan untuk memastikan setiap kasir menjalankan fungsinya dengan benar dan dengan integritas yang dapat dipertanggung jawabkan.

3. Dari data diatas buat analisa statistik untuk mengetahui dimana celah atau potensi terjadinya pelanggaran.

4. Data void, discount, MCC (exeption report), dst, pengembangan dilapangan.

5. Perbandingkan semua data diatas dengan visual, hasil rekaman CCTV.

Ingat tugas Store Loss Prevention adalah menegakkan integritas dan mencegah terjadinya pelanggaran di toko, sekaligus menghentikan tindak pelanggaran yang ada ditoko. Hal diatas bukanlah mencari-cari kesalahan, namun tanpa data diatas kita tidak pernah tahu apa yang terjadi di area kasir yang selama ini tampaknya "aman-aman saja".

Jangan menunggu informasi / komplain dari kepala kasir untuk meminta kita melakukan investigasi atas tindak pelanggaran yang dilakukan oleh staf kasir, laporan seperti ini sering-kali bersifat subyektif (bila pelaku adalah teman/orang dekat tidak akan dilaporkan).

Dengan data diatas anda bisa melakukan:

1. Pemanggilan terhadap kasir yang selalu Cash Short / Over berturut-turut atau rutin seminggu sekali dihari tertentu untuk diminta keterangan.

2. Pemanggilan terhadap kasir yang selalu membuka di satu cash register dan tidak sesuai dengan yang ditentukan.

3. Pemanggilan terhadap kasir yang selalu melakukan void, price change/discount.

4. dst, pengembangan dilapangan.

Mari kita bersama-sama menegakkan integritas di toko kita, mari kita lindungi seluruh rekan kerja di toko kita agar terhindar dari pikiran-pikiran atau daya upaya negatif dan merugikan yang alhasil akan membuat kita repot dalam melakukan investigasi lebih lanjut setelah terjadi sesuatu. Jalankan fungsi kita yaitu fungsi "kontrol". Seperti yang kita ketahui bersama tidak ada satupun manusia didunia ini yang mau dan suka di-kontrol, termasuk kita sendiri (anda dan saya).

Ingat identitas kita "Loss Prevention Manager", yang mana kita harus : Melihat, Berpikir, Berbicara dan Bertindak sebagai layaknya dan dari sudut pandang seorang Loss Prevention Manager untuk bidang apapun dan dalam kondisi apapun (termasuk kondisi tersulit).